QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Chức năng quản lý công văn được nghiên cứu và phát triển dựa trên các yêu cầu của khách hàng trong khối cơ quan nhà nước đảm bảo việc thực hiện, quản lý, lưu trữ và xử lý hồ sơ công việc liên quan đến văn bản.

Chức năng quản lý công văn đang được ứng dụng hiệu quả tại nhiều đơn vị lớn như Ngân hàng TMCP EXIMBANK, Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn, Nhà máy nước Thủ Đức, Xí nghiệp Truyền dẫn nước sạch, Công ty Cấp nước Phú Hoà Tân, Ban quản lý dự án lưới điện PC3, Ban quản lý dự án điện Nông thôn PC3, Công ty Cổ phần Đầu tư Điện lực 3 (PC3Invest), Công ty Cổ phần Sông Ba, Công ty Đầu tư Xây dựng Quyết Tiến, Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp – IMI, Sở GD & ĐT Hải Phòng, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Chế biến Dầu khí(PVPro) , Quỹ Đầu tư Phát triển Đô thị Thành phố Hồ Chí Minh (HIFU), Công ty cấp nước Khánh Hoà, Công ty Cấp nước Quảng Ninh, Công ty Cấp nước Bà Rịa - Vũng Tàu

Thống nhất quy trình trao đổi thông tin nội bộ giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau một cách nhanh chóng chính xác

Thống nhất quy trình quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành văn bản. Xây dựng quy trình thiết lập hồ sơ công việc theo văn bản. Phân quyền chi tiết đến từng bộ phận phòng ban về các quyền được xem, quyền được cập nhật đối với từng văn bản.

Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm một cách nhanh chóng văn bản cần tìm mà không cần phụ thuộc vào cá nhân, bộ phận nào.

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.

Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa làm việc trong cơ quan. Lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.

LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN ĐẾN

Xem danh sách văn bản đến Xem danh sách văn bản đến trong ngày Xem danh sách văn bản đến trong tuần Xem danh sách văn bản đến trong tháng Xem danh sách văn bản đến đang chờ duyệt Tìm kiếm văn bản đến theo ngày đến Tìm kiếm văn bản đến theo cơ quan ban hành Tìm kiếm văn bản đến theo loại văn bản Tìm kiếm văn bản đến theo sổ văn bản Tìm kiếm văn bản đến theo tình trạng duyệt hay chưa duyệt Tìm kiếm văn bản đến theo mức độ xử lý Tìm kiếm văn bản đến theo tình trạng phân xử lý Tìm kiếm văn bản đến theo kết quả xử lý Tìm kiếm văn bản theo trích yêu văn bản với nhiều tiêu chí Tìm kiếm nhanh văn bản đến theo trích yếu, ký hiệu, nội dung Quản lý thư mục văn bản Quản lý thông tin văn bản đến (Thêm mới, sửa, xoá) Duyệt văn bản đến Huỷ duyệt 1 văn bản đến đã duyệt Phân quyền đọc một văn bản đến Xóa quyền đọc văn bản của thành viên Tạo mới một hồ sơ công việc từ văn bản đến Xem hồ sơ xử lý công việc từ một văn bản đến Xem danh sách thành viên có quyền đọc văn bản đến Thông báo cho thành viên biết có văn bản đến mới Kiểm tra xem ai đã đọc văn bản, đã đọc vào thời gian nào

LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN ĐI

Xem danh sách văn bản đi Xem danh sách văn bản đi trong ngày Xem danh sách văn bản đi trong tuần Xem danh sách văn bản đi trong tháng Xem danh sách văn bản đi đang chờ duyệt Xem danh sách văn bản đi đang chờ cấp số Tìm kiếm văn bản đi theo ngày phát hành văn bản Tìm kiếm văn bản đi theo loại văn bản Tìm kiếm văn bản đi theo sổ văn bản Tìm kiếm văn bản đi theo đơn vị ban hành Tìm kiếm văn bản đi theo đơn vị nhận trong cơ quan Tìm kiếm văn bản đi theo đơn vị nhận ngoài cơ quan Tìm kiếm văn bản đi theo tình trạng duyệt hay chưa duyệt Tìm kiếm văn bản đi theo thể thức văn bản Tìm kiếm văn bản đi theo trích yêu văn bản với nhiều tiêu chí Tìm kiếm nhanh văn bản đến theo trích yếu, ký hiệu, nội dung Thêm mới thư mục văn bản đi Thay đổi tên thư mục văn bản đi Xóa thư mục văn bản đi Chuyển văn bản đi vào thư mục văn bản Xóa văn bản đi ra khỏi thư mục văn bản Chuyển văn bản đi từ thư mục này sang thư mục khác Thêm mới văn bản đi Thay đổi thông tin văn bản đi Xóa thông tin văn bản đi Duyệt văn bản đi Bỏ duyệt 1 văn bản đi đã được duyệt Phân quyền đọc một văn bản đi Xóa quyền đọc văn bản của thành viên Tạo mới một hồ sơ công việc theo dõi hồi báo từ văn bản đi Xem hồ sơ xử lý công việc từ một văn bản đi Xem danh sách thành viên có quyền đọc văn bản đi Thông báo cho thành viên biết có văn bản đi mới Kiểm tra xem ai đã đọc văn bản, đã đọc vào thời gian nào Duyệt thể thức văn bản và cấp số cho văn bản đi

LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN DỰ THẢO

Xem danh sách văn bản dự thảo Xem danh sách văn bản dự thảo chờ duyệt Tìm kiếm văn bản dự thảo theo ngày ký Tìm kiếm văn bản dự thảo theo loại văn bản Tìm kiếm văn bản dự thảo theo tình trạng duyệt hay chưa duyệt Tìm kiếm văn bản dự thảo theo trích yêu văn bản với nhiều tiêu chí Tìm kiếm nhanh văn bản dự thảo theo trích yếu, ký hiệu, nội dung

LÀM VIỆC VỚI XỬ LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC THEO VĂN BẢN

Xem danh sách hồ sơ công việc Xem danh sách hồ sơ công việc đang thực hiện Xem danh sách hồ sơ công việc đã đến hạn Xem danh sách hồ sơ công việc đã quá hạn Xem danh sách hồ sơ công việc đã hoàn thành Xem danh sách hồ sơ nhận việc Xem danh sách hồ sơ nhận việc đang thực hiện Xem danh sách hồ sơ nhận việc đã đến hạn Xem danh sách hồ sơ nhận việc đã quá hạn Xem danh sách hồ sơ nhận việc đã hoàn thành Xem danh sách hồ sơ giao việc Xem danh sách hồ sơ giao việc đang thực hiện Xem danh sách hồ sơ giao việc đã đến hạn Xem danh sách hồ sơ giao việc đã quá hạn Xem danh sách hồ sơ giao việc đã hoàn thành Xem danh sách hồ sơ theo dõi Xem danh sách hồ sơ theo dõi đang thực hiện Xem danh sách hồ sơ theo dõi đã đến hạn Xem danh sách hồ sơ theo dõi đã quá hạn Xem danh sách hồ sơ theo dõi đã hoàn thành Xem danh sách hồ sơ công việc đang chờ duyệt Tìm kiếm hồ sơ công việc theo ngày khởi tạo hồ sơ Tìm kiếm hồ sơ công việc theo loại hồ sơ công việc Tìm kiếm hồ sơ công việc theo vai trò xử lý công việc Tìm kiếm hồ sơ công việc tình trạng xử lý Tìm kiếm hồ sơ công việc với nhiều tiêu chí tìm kiếm Tìm kiếm nhanh hồ sơ công việc theo mã hồ sơ, tiêu đề, nội dung Thêm mới hồ sơ công việc Thay đổi thông tin hồ sơ công việc Xóa hồ sơ công việc Duyệt một hồ sơ xử lý công việc Bỏ duyệt một hồ sơ xử lý công việc Phân quyền thành viên tham gia xử lý hồ sơ xử lý công việc Cho ý kiến xử lý vào hồ sơ xử lý công việc Cập nhật các văn bản liên quan đến hồ sơ xử lý công việc Lập phiếu trình xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cho ý kiến chỉ đạo đối với một phiếu trình xin ý kiến Phát hành văn bản đi từ hồ sơ xử lý công việc Kết thúc một hồ sơ xử lý công việc Xem kết quả xử lý một hồ sơ xử lý công việc