QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hành bộ máy kinh doanh theo một quy trình nhất định. Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc….Sử dụng chức năng này nhằm giám sát và kiểm soát các công việc đang thực hiện, đã quá hạn một cách chặt chẽ và khoa học.

CÔNG VIỆC

• Công việc gì?
• Ai là người giao việc
• Ai là người xử lý chính?
• Ai là người tham gia phối hợp xử lý?
• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc công việc?
• Kết quả đã thực hiện?
• Tiến độ thực hiện công việc
• Trạng thái công việc: Đang thực hiện, đã quá hạn, đã huỷ bỏ, Đang tạm dừng
• Ý kiến của người phụ trách về kết quả đã thực hiện.

DỰ ÁN

Tập hợp nhiều công việc đơn lẻ, do nhiều cá nhân, bộ phận phụ trách thành một hệ thống thống nhất giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được tình hình chung của các công việc chỉ trong một màn hình duy nhất

• Ai là người phụ trách
• Ai được quyền truy cập
• Các nhóm công việc của dự án
• Các công việc thuộc dự án
• Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
• Tiến độ dự án
• Tiến độ các công việc thuộc dự án
• Kết quả các công việc trong dự án

Chức năng tự giao việc: Mỗi thành viên có thể tự giao việc việc cho mình và tự cập nhật kết quả công việc mình đã làm sau đó gán quyền cho cán bộ quản lý vào theo dõi và cho ý kiến.

Chức năng giao việc: Chức năng dành cho cán bộ quản lý giao việc cho các thành viên thuộc quyền mình quản lý. Công việc giao có thể được gán cho nhiều người, các thành viên nhận việc sẽ báo cáo lại kết quả thực hiện qua công việc mình được giao.
Nhóm công việc: Hỗ trợ bạn phân loại các công việc thành nhiều nhóm do nhiều bộ phận khác nhau quản lý trong cùng một dự án: Tài chính - Kế toán, Kinh doanh-tiếp thị…
Chức năng chuyển công việc vào dự án: Có nhiều công việc ban đầu hình thành từ những công việc đơn lẻ. Chức năng này cho phép nhóm các công việc đơn lẻ này và thành 1 nhóm để thực hiện quản lý công việc theo dự án.
Quản lý dự án: Dự án được định nghĩa bao gồm nhiều công việc khác nhau và được thực hiện bởi nhiều nhóm thành viên khác nhau, tổ chức phân quyền thực hiện công việc cho từng nhóm người tham gia. Kiểm tra, đánh giá tiến độ các công việc trong dự án một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Báo cáo công việc: Chức năng này để mỗi thành viên báo các công việc mình đã làm trong ngày. Chức năng này chỉ cho nhân viên báo cáo hoăc thay đổi báo cáo công việc của mình trong vòng 24h. Người quản lý chỉ cần truy câp vào phần báo cáo công việc là có thể biết được công việc đã làm của bất kỳ thành viên nào trong cơ quan.

Người quản lý có thể lựa chọn xem các công việc theo tiêu chí; Đang thực hiện, đã hoàn thành, đã quá hạn để có thể nhắc nhở nhân viên làm việc theo đúng tiến độ. Có thể xem kết quả, trạng thái của tất cả các công việc mình đã giao chỉ thông qua một màn hình