GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP

Giải pháp văn phòng điện tử và điều hành trực tuyến hiệu quả cho doanh nghiệp gồm 20 chức năng quản lý và cộng tác cho phép sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Với các chức năng được xây dựng sẵn cho phép doanh nghiệp định nghĩa ra các nhóm thông tin cung cấp cho người sử dụng đúng thời điểm và đúng mục đích.

Thông qua cổng thông tin của doanh nghiệp, tri thức của mỗi cá nhân biến thành tài sản tri thức của doanh nghiệp, để mọi người có thể cùng khai thác, sử dụng cho sự phát triển chung. Doanh nghiệp được điều hành một cách khoa học với một hệ thống thông tin được chuẩn hoá và quy trình làm việc chuyên nghiệp.

• Công cụ xây dựng văn phòng điện tử, văn phòng trực tuyến
• Công cụ hỗ trợ cấp quản lý điều hành trực tuyến
• Công cụ hỗ trợ nhân viên làm việc trực tuyến.
• Công cụ truyền thông nội bộ dễ dàng
• Công cụ để liên kết nhiều văn phòng, chi nhánh với nhau
• Công cụ thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
• Công cụ để chuẩn hóa các Quy trình, chính sách, biểu mẫu
• Công cụ để chuẩn hóa quy trình làm việc, chuẩn hóa hệ thống thông tin

Với quá trình hơn 3 năm nghiên cứu và phát triển với nền tảng dựa trên những yêu cầu của khách hàng, giải pháp văn phòng điện tử do Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS) đã được nhiều nhà quản lý ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đánh giá là một công cụ quản lý điều hành hiệu quả.

Ứng dụng PORTALOFFICE sẽ tạo ra cho doanh nghiệp một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc chuẩn hóa thông tin, chuẩn hóa quy trình làm việc, hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn. cung cấp đúng thông tin, tài liệu cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ.Cho phép người dùng truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi không phụ thuộc vào vị trí địa lý.

Thông qua việc sử dụng văn phòng điện tử, giá trị của dữ liệu, thông tin, tri thức và kinh nghiệm tạo ra trong quá khứ được ghi nhận đầy đủ và lưu trữ một cách tổ chức, sẵn sàng cho mọi thành viên trong tổ chức khai thác một cách dễ dàng và tiện lợi, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác mà ở đó có sự tham gia từ người quản lý cao nhất đến nhân viên mà không phụ thuộc vào không gian và thời gian.

PORTALOFFICE tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng. Đặc trưng của PortalOffice được thiết kế trên giao diện Web cho phép truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.

PORTALOFFICE là giải pháp tích hợp các ứng dụng phần mềm thành một hệ thống, mang tính khoa học, hiệu quả, đơn giản, tiện dụng và xuyên suốt trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp không những giúp cho nhà quản lý cắt giảm được chi phí trong việc đầu tư CNTT mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong tiến trình xử lý công việc.

Đối với tất cả các thành viên: Làm việc trực tuyến, có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một thông báo, hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng và tập trung và tất cả hồ sơ hệ thống sẽ lưu theo các công việc cụ thể.

Đối với người quản lý: Điều hành doanh nghiệp dù ở bất kỳ đâu, Ai làm việc gi? Khi nào? Làm đến đâu? Khi nào xong? Kết quả có chính xác không? Thông qua giải pháp văn phòng trực tuyến, nhà quản lý sẽ có ngay câu trả lời dù ở bất kỳ nơi đâu. Có thể kiểm soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho cấp dưới.

Có thể xem hàng loạt các kế hoạch công việc của từng cá nhân hay từng phòng ban, báo cáo về công việc, nhân sự, khách hàng ngay tức thì tại phòng làm việc của mình mà không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình thực hiện các công việc mình phải làm và công việc mình đã giao - trạng thái, tiến độ.

PORTALOFFICE được xây dựng trên nền Web, giao diện thân thiện dễ sử dụng, khách hàng có thể triển khai hệ thống ở mạng Lan, Internet hay trên một máy tính cá nhân. Việc sử dụng phần mềm chỉ đơn giản như viêc truy cập các Website trên mạng Internet. Chỉ cần cài đặt trên một máy tính làm trung tâm thông tin, đảm bảo tất cả các thành viên đều tham gia vào quá trình sử dụng. và hơn thế nữa, tiến trình thực hiện công việc vẫn được đảm bảo và diễn ra đúng tiến độ cho dù có sự thay đổi về mặt nhân sự.