GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN VỚI PORTALOFFICE

PortalOffice cung cấp nhiều công cụ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.

Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.

Quản lý tin tức của PortalOffice hỗ trợ bạn thiết lập thư viện thông tin dưới dạng báo điện tử, phân loại thông tin, chắt lọc các thông tin, giải pháp, kinh nghiệm, kỹ năng…đáp ứng kịp thời cho mọi thành viên trong doanh nghiệp khi cần thiết.

Xây dựng thư viện kiến thức liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được sưu tầm từ internet phục vụ cho nhu cầu sử dụng khi cần thiết mà không phải mất công tìm kiếm lại.

Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tri thức của tổ chức, cho phép nhân viên truy cập phục vụ việc ra quyết định kịp thời Biến tri thức cá nhân thành tài sản tri thức của toàn tổ chức, mọi người đều có thể khai thác, sử dụng phục vụ cho sự phát triển chung. Tiếp nhận tri thức từ bên ngoài, có thể qua đào tạo, học hỏi từ bạn hàng, đối tác, nhà cung ứng, khách hàng, thậm chí đối thủ cạnh tranh thông qua việc xây dựng mô hình tổ chức luôn học hỏi.

Diễn đàn nội bộ hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức các hoạt động chia sẻ tri thức nội bộ như cộng đồng chia sẻ, hội thảo nội bộ.... Kiến tạo, thu nhận, lưu giữ, chia sẻ, phát triển, sử dụng và biến tri thức tồn tại trong tổ chức thành những giá trị vật chất.

Quản lý nhân sự, Quản lý thông tin khách hàng, danh bạ cơ quan, danh bạ cá nhân, Quản lý tài sản, Quản lý hình ảnh, Quản lý hồ sơ tài liệu giúp cho việc quản lý các thông tin chung một cách khoa học, và giúp người sử dụng có được thông tin mình cần một cách nhanh chóng, chính xác.

Lợi ích của PortalOffice trong việc quản lý thông tin nội bộ

• Tất cả các thành viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
• Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong hệ thống văn phòng điện tử.
• Chất lượng thông tin của tổ chức được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh đảm bảo độ chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán.
• Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin được đảm bảo.
• Thông tin được đưa tới người cần một cách thuận tiện, nhanh chóng thông qua nhiều kênh khác nhau như : Quản lý tin tức, quản lý công việc, tin nhắn nội bộ, tin nhắn SMS.
• Doanh nghiệp đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin

Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:

• Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
• Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
• Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
• Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài